Functieomschrijving

Organisatie en Afdeling

Het RIVM huist in meer dan 17 gebouwen op een campus in Bilthoven, met een complexe core business waarin beveiligde laboratoria, onderzoeksfaciliteiten en kantoren onderling verweven zijn. Het RIVM kent ongeveer 3.000 medewerkers verdeeld over 120 afdelingen.

De afdeling Huisvesting en Facilitaire Dienst (HFD) levert voor de periode tot aan de verhuizing van het RIVM naar Utrecht Science Park, passende huisvestings- en facilitaire dienstverleningsoplossingen die aansluiten bij de ontwikkelingen in het primaire proces. Dit doen we doelmatig en realistisch, waarbij het welzijn van collega’s centraal staat en hen daarbij zo goed mogelijk te faciliteren en te accommoderen met de ter beschikking staande middelen binnen de vooraf afgesproken (financiële) kaders. HFD heeft ongeveer 15 medewerkers en een afdelingshoofd. HFD rapporteert aan stafhoofd OBP (Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel).

Deze opdracht loopt vanuit het HFD team voor Projecten, onder aansturing van de teamcoördinator Projecten, en wordt vanuit de afdeling bijgestaan met expertise en capaciteit op het gebied van o.a. projectmanagement-, vastgoed-, contracten, finance en juridische zaken.

Werkzaamheden

• Inventariseren van ruimtegebruik, huisvestingsbehoeften, werkplekken en bezettingsgraden.
• Vertalen van werkplekconcepten, werkpleknormen en vastgestelde criteria naar huisvestingsscenario’s.
• Opstellen van (toekomstige) ruimtestaten, vlekkenplannen, inrichtingsvoorstellen en een integraal schuif- en verhuisplan voor kantoren, laboratoria en overige ruimten.
• Multidisciplinair samenwerken met andere faciliterende en ondersteunende afdelingen.
• Projectmatig aansturen van de uitvoering en bewaken van planning, budget, kwaliteit en bedrijfscontinuïteit.
• Afstemmen met gebruikers, management en betrokken disciplines en zorgen voor heldere communicatie en draagvlak.
• Hanteren van projecthygiëne door te werken volgens de binnen de afdeling gebruikelijke standaarden van efficiënt projectmanagement, waarbij het gebruik van planningen, milestones en GROTIK leidend is voor het project.

Functieomschrijving

In de rol van senior projectleider huisvesting zal je vanuit de afdeling Huisvesting en Facilitaire Dienst (HFD) een grote interne schuifoperatie voor het RIVM in Bilthoven vormgeven en realiseren. Je zal een complex huisvestingsproject leiden waarbij grote groepen medewerkers binnen de bestaande gebouwen worden geherhuisvest. Daarbij zal de organisatie met hetzelfde aantal medewerkers het met minder ruimte moeten gaan doen. Een aantal van de huidige gebouwen zal worden afgestoten en gereed gemaakt voor overdracht aan de verhuurder. Daar ontstaan je deadlines.

Je inventariseert de huidige situatie (as is) en vertaalt vooraf vastgestelde criteria naar een passend huisvestingsconcept en een uitvoerbare toekomstige inrichting (to be). Je bent goed in het verwoorden en visueel maken van abstracte concepten. Daarbij weet je een optimale waarde voor de eindgebruikers te realiseren door handig met de beschikbare middelen en geldende regelgeving, (Rijks)kaders en beperkingen om te gaan. Je kunt putten uit je gedegen vakkennis over het huisvesten van organisaties en je rijke ervaring met vergelijkbare ingewikkelde huisvestingopgaves.

Je bent in staat uiteenlopende belangen samen te brengen. Je bent zorgvuldig in het ophalen en borgen van besluitvorming op de juiste tafels. Met die besluitvorming onder de arm organiseer je de realisatie van de daadwerkelijke verandering. Het eindresultaat van jouw project is een geheel herplaatste organisatie, waarbij je gezien de lastige aard van de opgave toch een zo hoog mogelijke tevredenheid hebt georganiseerd bij opdrachtgevers en eindgebruikers.

Je bent een doelgerichte teamspeler die overzicht houdt en plannen omzet in concrete resultaten. Je luistert goed en vraagt door. Je kan helder en kernachtig je verhaal doen en weet mensen mee te krijgen. Je bent niet bang voor weerstand of moeilijke gesprekken, en weet deze constructief om te buigen. Je zoekt met plezier de dialoog op en bent eerlijk, open, direct en gedreven. Je voert je gesprekken met oprechte betrokkenheid en verbinding.

Functie eisen

• Minimaal 5 jaar relevante aantoonbare werkervaring op het gebied van Huisvesting van Rijksoverheidsorganisaties.

Functie wensen

• Minimaal gevraagde Opleiding / Werk- & denkniveau: HBO werk- en denkniveau.
• Een afgeronde relevante opleiding op het gebied van: Bedrijfsvoering, Facilitair Management, Bouwkunde, Design Thinking, Vastgoedbeheer, Huisvestingsmanagement, Veranderkunde, Organisatiekunde, Lean, Scrum/Agile, Prince2 of aanverwant.
• Aanvullende kennis en ervaring op het gebied van: Rijkshuisvesting, FWR, Kader, Rijksvastgoedbedrijf, herhuisvesting, grootschalige huisvestingsvraagstukken, interne verhuizingen, werkplekconcepten, werkpleknormen, bezettingsgraden, het maken van schuifplannen, software voor ruimteplanning en inrichting.
• Competenties en kwaliteiten: Analyseren, Uitwerken/verbeelden/verwoorden van concepten, Verbindend/teamspeler, Besluitvaardig/doelgericht/resultaatgericht, Communicatief sterk.

Overige Informatie

Opdracht Details