Functieomschrijving

Algemeen

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is bezig met een transitie naar een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365. Voor de aanstaande uitrol zoekt het COA tijdelijke floorwalkers / uitrol medewerkers die medewerkers op locatie ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe werkplek.

De uitrol medewerker ondersteunt medewerkers op de werkvloer bij het wennen aan en gebruiken van de nieuwe digitale werkplek. De nadruk ligt op praktische adoptiebegeleiding, duidelijke uitleg en het vergroten van de digitale zelfredzaamheid van medewerkers.

De rol is niet gericht op strategisch advies, verandertrajecten of coaching, maar op praktische ondersteuning op de werkvloer. De floorwalker is zichtbaar aanwezig, loopt actief rond, beantwoordt vragen en helpt medewerkers stap voor stap verder.

Dit gebeurt als onderdeel van een landelijk uitrolteam, verdeeld in regio’s. Elke regio wordt aangestuurd door een coördinator/ deelprojectleider Werkplek 2.0. Vanuit de regio wordt samengewerkt met technische floorwalkers, werkplebeheer, ServiceDesk en het adoptie-/change team.

Taken

Begeleiding op de werkvloer

• Ondersteunen van medewerkers bij het dagelijks werken met de nieuwe digitale werkplek.
• Beantwoorden van praktische vragen over Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, inloggen, printen en werken met bestanden.
• Uitleg geven in begrijpelijke taal, één-op-één en waar nodig in kleine groepen.
• Medewerkers stimuleren om handelingen zelf uit te voeren, zodat zij zelfstandig verder kunnen.

Adoptiebegeleiding & signalering

• Collega’s begeleiden die onzeker of terughoudend zijn in het gebruik van digitale middelen.
• Actief rondlopen op locatie en medewerkers proactief benaderen waar ondersteuning nodig lijkt.
• Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden.
• Technische verstoringen herkennen en doorzetten naar de technische floorwalker, ServiceDesk of werkplekbeheer.

Samenwerking en representatie

• Optreden als herkenbaar, vriendelijk gezicht van het uitrolteam op de werkvloer.
• Werken volgens de richtlijnen voor veiligheid, privacy en informatiebeveiliging.
• Professioneel vertegenwoordigen van ICT en het project richting medewerkers en leidinggevenden.

Profiel

De ideale kandidaat is een praktisch ingestelde ondersteuner met affiniteit voor digitale middelen en het begeleiden van mensen.

Functie eisen

• Ervaring in een ondersteunende rol op de werkvloer, bijvoorbeeld als floorwalker, uitrolmedewerker, servicedeskmedewerker, werkplekondersteuner of key-user ondersteuner.
• Basiservaring met werken in een digitale werkomgeving, bij voorkeur Microsoft 365.
• Praktische kennis van Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint en Windows 11.
• Affiniteit met het begeleiden en ondersteunen van collega’s bij het gebruik van digitale middelen.
• In staat om digitale onderwerpen eenvoudig te vertalen naar de dagelijkse praktijk van medewerkers.
• Praktisch ingesteld, hands-on en zichtbaar aanwezig op de werkvloer.
• Communicatief & klantgericht: kan informatie simpel en rustig uitleggen en blijft vriendelijk onder druk.
• Geduldig en empathisch: kan goed omgaan met medewerkers die onzeker zijn over digitale middelen.
• Proactief: ziet waar ondersteuning nodig is en onderneemt zelf actie.
• Representatief en betrouwbaar: komt verzorgd en professioneel over.
• Flexibel: kan zich aanpassen aan verschillende locaties, medewerkers en werksituaties.
• Bereidheid om vooral binnen de regio Brabant, Gelderland en Limburg van locatie naar locatie te reizen gedurende de uitrol.
• In bezit van geldig rijbewijs B en eigen vervoer.
• Bereidheid om werktijden in te richten naar piekmomenten van de uitrol.
• Gedurende de inwerkperiode is de standplaats Den Haag, Utrecht en remote.

Functie wensen

• Niet nader gespecificeerd in de aanvraag buiten het profiel.

Overige Informatie

Opdracht Details