Functieomschrijving

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

Het programma bestaat uit meerdere grote en kleine projecten die zich in verschillende volwassenheidsfases bevinden. Ten behoeve van deze opdracht zijn de volgende relevant:

• Archiveren chatberichten: Het realiseren van een oplossing voor het geautomatiseerd veiligstellen en metadateren van chatberichten en duurzaam archiveren waaronder doorzoeken en vernietigen. Uitrol en adoptie bij gebruikers (sleutelfunctionarissen en omgeving). Opzetten technisch en functioneel beheer en support.
• Archiveren e-mail: Het realiseren van een oplossing voor het geautomatiseerd veiligstellen en metadateren van e-mail en duurzaam archiveren waaronder doorzoeken en vernietigen. Uitrol en adoptie bij gebruikers (sleutelfunctionarissen en omgeving). Opzetten technisch en functioneel beheer en support.
• Vervanging publicatieportaal: Vervanging van het huidige interne Defensie publicatieportaal waarin voor alle defensiemedewerkers de belangrijke, vastgestelde documenten vindbaar zijn. Het gaat daarbij om ondermeer aanwijzingen, instructies, procedures, technische documentatie, publicaties inclusief achterliggende instroom, doorstroom, uitstroom en beheerprocessen.
• Archiveren intranet: Het realiseren van een technische oplossing waarmee intranetpagina's worden gearchiveerd volgens de richtlijnen van het Nationaal Archief voor het duurzaam toegankelijk archiveren van webpagina's. De oplossing is bedoeld voor de periodieke archivering van gewijzigde en nieuwe intranetpagina's van Defensie als ook voor de archivering van de 80.000 oude intranetpagina's.

Opdrachtomschrijving

Voor het programma Defensie Open op Orde (DOO) zoeken we een I-adviseur die wordt ingezet voor de projecten Archiveren chatberichten en Archiveren e-mail of voor de projecten Vervanging Publicatieportaal en Archiveren Intranet.

Je werkt als I-adviseur voor twee projecten tegelijk, inzet op basis van expertise- en capaciteitsbehoefte. Het werkveld is erg divers. Je faciliteert de teams met je kennis en ervaring op het gebied van Informatiehuishouding en draagt concreet bij aan het implementeren van het resultaat naar de eindgebruikers (uitrol en adoptie) en beheer gebruikers (informatiebeheer professionals). In de regel werk je in teamverband. Een deel van de projecten zit al in de test- of implementatiefase en dan word verwacht dat je ook zelfstandig werkt aan de resultaten. We zoeken enige werkervaring en affiniteit met systeemontwikkeling en projectmatig werken. Het werkveld bestaat uit de combi van project, systeemontwikkeling, informatiebeheer en gebruikersorganisatie.

De werkzaamheden hangen af van de fase van het project en de samenstelling van het team. Je bijdrage kan verschillen per fase van het project:

• (mede) opstellen van plannen van aanpak, implementatie- en veranderplannen;
• ophalen en analyseren van wensen & eisen bij directies ten aanzien van informatiebehoeften;
• het uitwerken en documenteren van wensen en eisen en deze vertalen naar nieuwe processen en werkwijzen;
• faciliteren van workshop, presentaties en trainingen;
• (mede) ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap);
• testen van nieuwe functionaliteiten en uitwerken van user stories;
• ondersteunen van de uitrol bij gebruikers;
• faciliteren bij stakeholdermanagement;
• plannen, organiseren en verslaglegging van overleggen;
• ondersteuning van projectmanagement.

Bij voorkeur heeft de kandidaat werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding en informatiegestuurd werken en kennis op het gebied van archivering. Werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten op gebied van interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is een pré.

Naast de competentie en ervaring zijn relevante eigenschappen: organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, samenwerken, analytisch, creatief, initiatiefrijk en zelfstandig, onderzoekend en nieuwsgierig.

Bijzonderheden

Voorbehoud 1. De mogelijkheid bestaat dat de kandidaat na verloop van tijd voor vergelijkbare werkzaamheden in een ander project of context wordt ingezet. In beginsel streven wij er naar dat de standplaats in een dergelijk geval niet wijzigt.

Voorbehoud 2. Bij meerdere geschikte kandidaten behoudt de dienst zich het recht voor om meerdere gunningen te doen. Dit zal geschieden op basis van de rangorde in de eindbeoordeling.

Profiel

Samenvattende opgave en missie

Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Taken

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

Functie eisen

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Business Analyst) of soortelijke functie.

Functie wensen

• De kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift.
• De kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met informatiehuishouding en basiskennis van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• De kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen een grote organisatie (>1000 FTE).
• De kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met werken voor het Rijk.
• De kandidaat heeft bij voorkeur een pro-actief houding.
• De kandidaat heeft naar voorkeur aantoonbare goede communicatieve vaardigheden.
• De kandidaat kan bij voorkeur schakelen met diversiteit aan belanghebbenden.

Overige Informatie

Opdracht Details