Functieomschrijving

Over de organisatie

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en biedt burgers, professionals en organisaties transparante en betrouwbare data en informatie in zorg en welzijn. Het CIBG richt zich primair op het beleidsterrein van VWS, maar werkt ook voor andere ministeries. Een paar voorbeelden: het CIBG registreert zorgverleners in het BIG-register en orgaandonoren in het Donorregister. Ook zorgt het CIBG voor veilige digitale gegevensuitwisseling in de zorg met de UZI-pas. Maar het CIBG maakt bijvoorbeeld ook de productie en verspreiding van medicinale cannabis mogelijk.

De afdeling APKM bestaat uit vier vakgroepen: Accountmanagement, Projectmanagement, Project Management Office en Kwaliteitsmanagement. In totaal werken er ca. 30 medewerkers. De Project Management Office (PMO) bestaat op dit moment uit 7 Project Management Officers die als projectsecretaris programma- en projectmanagers ondersteunen en afdelingsbrede taken oppakken.

Opdrachtomschrijving

Het CIBG voert complexe projecten en programma’s uit in opdracht van verschillende beleidsdirecties binnen VWS. Ter ondersteuning van twee ICT-projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ervaring met ICT-projecten en/of programma’s.

Als projectsecretaris ben je een echte spin in het web. Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner voor de projectmanager. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning en signaleert (mogelijke) afwijkingen en risico’s. Daarnaast organiseer je de overleggen, stel je de agenda op, bewaakt je de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Ook zorg je voor het informeren van alle relevante partijen en bewaakt nakoming en borging van acties.

Werkzaamheden

• het fungeren als sparring partner en rechterhand van de projectmanager en het in relatie hiermee proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen;
• het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen;
• het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie, het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten;
• het coördineren van het Risicoregister en bijhouden van het issuelog; het signaleren van risico’s en issues;
• het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern;
• het ondersteunen van het inkoopproces;
• het beheren van het projectarchief;
• het financiële overzicht bijhouden, zoals geboekte uren controleren en verplichtingen registreren;
• het opstellen van voortgangsrapportages;
• het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de faciliteiten of voorzieningen die daarbij nodig zijn;
• het bewaken van het proces.

Profiel

• Je hebt beschikt minimaal HBO- werk en denkniveau;
• Je hebt een opleiding Projectmanagement of Project Management Office;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste één ICT-project;
• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pré;
• Je bent pro actief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken;
• Je bent bekend met opstellen/beheren van projectplanning, risico register en voorbereiden van stuurgroep/ project activiteiten;
• Je hebt werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen;
• Je bent stressbestendig;
• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren;
• Je bent omgevingssensitief, spin in het web en een bindende factor in het project.

Functie eisen

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma’s.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer.

Functie wensen

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO).
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met ICT-projecten en/of programma’s. Hierbij weegt vooral het aspect maken van planningen relatief zwaar mee.
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Overige Informatie

ZZP:                                        Nee
Inhuurtermijn:                     6 maanden
Uren:                                     32 - 36 uur per week
Verlenging:                           Ja, 2 x 4 maanden
Start:                                     29-06-2026
Einddatum:                           28-12-2026
Standplaats:                         Den Haag
Thuiswerken:                       Ja, in overleg

Vragen?
De recruiter voor deze rol is Chris Van Pomeren. Bel of mail gerust om vragen te stellen.
E:            chris.vanpomeren@itaq.nl
M:           06 – 26 24 24 76

Attentie

Indien we verder gaan in de procedure wordt u gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentie checks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.
 

Privacy

Indien je via dit kanaal solliciteert geef je ons akkoord om jouw gegevens tot 36 maanden na de beëindiging van de procedure te bewaren.
 

Reageren

Past u in het profiel, dan ontvangen wij graag per email recruiterCP@itaq.nl de volgende gegevens:

1. Een recent bijgewerkte CV in MS Word-format (inclusief achternaam, geboortedatum, woonplaats);
2. Profielschets in het CV, die specifiek gericht is op het bovenstaande functieprofiel;
3. Het uurtarief (excl. BTW, incl. reiskosten);
4. Beschikbaarheid en overige relevante informatie, zoals geplande vakanties.

Om u sneller van dienst te zijn zou ik u willen vragen om op www.itaq.nl een eigen ItaQ Account aan te maken en zo uw CV te uploaden.
 

Wie zijn wij?

ItaQ Interim Professionals is de meest vooruitstrevende organisatie in detachering van interimmanagers, adviseurs en ICT-professionals. Klanten noemen ons de Trusted Advisor, omdat we hen adviseren op basis van kennis van hun organisatie, werkwijze en processen. We zijn er trots op dat wij de juiste mensen kunnen bieden aan het topsegment van het bedrijfsleven en overheid. Onze toegevoegde waarde ligt in kennis van zaken en kennis van mensen. Wij denken in oplossingen en realiseren deze door de juiste professionals aan te bieden. Eenvoudig gezegd weten we hoe het moet en wie het kan. Doorgaans kunnen we de juiste kandidaat voorstellen binnen 48 uur.