Functieomschrijving

Achtergrond

De Inspectie Veiligheid Defensie (IVD) is anderhalf jaar geleden onderworpen aan een nulmeting op haar Informatiehuishouding door het programma DOO (Defensie Open op Orde). Dit gebeurde voor alle BOE’s onder RPSG. Daar kwam dan ook een gecombineerde rapportage uit. Als BOE’s zaten we tussen niveau 1 en 2, terwijl we minimaal op niveau 3 en het liefste 4 moeten zitten. De IVD beschikt niet zelf over de ontwikkelcapaciteit om snel de benodigde slagen te maken, zeker gezien het ontwikkelprogramma van de IVD waarbij de informatievoorziening op orde gebracht moet worden. Feitelijk hebben wij behoefte aan ondersteuning om ons hierin te versterken.

Opdrachtomschrijving

De Inspectie Veiligheid Defensie zoekt een informatiemanager. De informatiemanager wordt gevraagd om in samenwerking met de coördinerend adviseur bedrijfsvoering de informatiehuishouding van de IVD naar een hoger peil te brengen. De informatiemanager analyseert de rapportage Informatiehuishouding op orde van DOO (Defensie Open op Orde) en de huidige staat van de informatiehuishouding binnen de IVD, signaleert verbeterpunten, formuleert verbeteracties en implementeert de verbeteracties.

Taken en verantwoordelijkheden

• Adviseren over de optimale inzet en inrichting en de beheerstructuur van het DMS en Sharepoint;
• Analyseren van huidige werkprocessen incl. eventuele voorstellen tot verbetering, en vertalen naar effectieve en functionele inrichtingseisen voor de systemen en deze ook in de systemen vastleggen;
• Zorgdragen voor de daadwerkelijke inrichting van de diverse systemen;
• Begeleiden van de implementatie inclusief projectplanning en risicomanagement;
• Zorgen voor draagvlak;
• Zorgdragen voor de communicatie, training en verandermanagement;
• Inrichten van de beheerstructuur;
• Opstellen van kaders & richtlijnen rondom digitaal documentbeheer, informatiebeveiliging en samenwerking binnen de directie passend binnen de defensiebrede en bestuursstafbrede kaders gesteld in het kader van het defensiebrede programma Informatie huishouding op orde;
• Organiseer, coördineer en leid het projectteam;
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden;
• Houd toezicht op de projectvoortgang;
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit;
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar;
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen;
• Voldoen aan budgetten en levertijden;
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Profiel

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau:

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

Functie eisen

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Project Manager) of soortelijke functie op eCF3 Senior Professional/Manager niveau.

Functie wensen

Wensen

• De kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• De kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen Defensie.
• Aantoonbare kennis van DMS, digitale samenwerking, informatiebeheer en relevante regelgeving op het gebied van informatiemanagement.
• Kennis van Digidoc/defdoc en/of Sharepoint is een pre.

Overige Informatie

Opdracht Details