Functieomschrijving

Achtergrond

Cameratoezicht is een ontwikkeling die Douane sinds 2018 structureel inzet in de haven van Rotterdam en op Schiphol. Er zijn sindsdien forse ontwikkelstappen gezet op het gebied van cameratoezicht. De Douane heeft besloten om cameratoezicht te versterken en uit te breiden naar kleinere zeehavens en op regionale airports als één van de barrières tegen ondermijnende drugscriminaliteit. De politiek/bestuurlijke druk is hoog om dit in 2027 en 2028 te realiseren in nauwe samenwerking met partners op toezichtlocaties. Een belangrijke doelstelling van het programma 'Zicht op cameratoezicht' is om camera's van partners (havenbedrijven, gemeentes, stichtingen en bedrijfsleven) te ontsluiten op een Video Management Platform (VMP) van de Douane zodat de beelden kunnen worden uitgelezen op het uitleespunt van de Douane. De aanbesteding van het VMP is dit jaar van start gegaan. Met partners in havengebieden en op regionale airports sluit de Douane convenanten om de samenwerking vorm te geven. Het uitgangspunt van de Douane daarbij is dat de partner eigenaar wordt van de camera's en de infrastructuur en dat de Douane zorgdraagt voor het veilig ontsluiten, opslaan en uitlezen van de beelden. Ondertussen wordt er ook gewerkt aan een visie op cameratoezicht zodat duidelijk wordt hoe de Douane het proces toekomstbestendig gaat organiseren, welke innovatieve oplossingen (slimme cameratechnieken, AI) worden gekozen en welk maatschappelijk effect de Douane wil bereiken met de inzet van cameratoezicht.

Beschrijving afdeling/team

Bureau Operaties (BOPS) is onderdeel van de directie Operaties van de Douane en ondersteunt de uitvoering van primaire processen en douanebrede programma’s en projecten. Binnen BOPS werkt Team Programma’s en Projecten aan complexe veranderopgaven, waaronder het programma "Zicht op Cameratoezicht", dat is gericht op het uitbreiden en professionaliseren van cameratoezicht ter bestrijding van ondermijnende criminaliteit.

Opdrachtomschrijving

De Douane zoekt een programmasecretaris ter ondersteuning van de programmamanager van het programma “Zicht op Cameratoezicht”. Je werk bestaat uit het verzorgen van de planningscyclus en informatievoorziening van het programma enerzijds en het adviseren anderzijds. Je taken omvatten:

• het voorbereiden, coördineren, agenderen, monitoren van alle overleggen uit de planningscyclus van het programma en de aanbesteding;
• het plannen en organiseren van deze en extra overleggen, notuleren, vastleggen actiepunten, aanjagen van de opvolging van actiepunten;
• het beheer van de Postbus (mailbox) van het programma, mails verwerken, opschonen, mailgroepen actueel houden;
• het voorbereiden en voorzitten weekstart met het kernteam van het programma;
• het onderhouden van de roadmap en het deliverable overzicht van het programma met de planning en realisatie op hoofdlijnen van alle projecten binnen het programma;
• het beheer van presentatie en communicatiemateriaal over het programma en het beheer van een overzicht met de deelnemers van het programma;
• het opstellen van de voortgangsrapportages van het programma. Hiervoor een uitvraag doen bij de projectleiders;
• de invulling van risico- en stakeholdermanagement door o.a. het bijhouden van een overzicht met risico's en een bestand met interne en externe stakeholders;
• de informatiehuishouding (o.a. bijhouden en beschikbaar maken van documentatie, bijhouden en uitbouwen online samenwerkingsruimte, archivering en dossiervorming).

Profiel

Als programmasecretaris heb je een veelzijdige rol waar veel samenkomt. Je bent tactisch sterk, in staat om mee te denken, mee te werken en je durft je uit te spreken; gericht op de resultaten en altijd met respect voor anderen. Het is belangrijk is dat je zelfstandig, proactief en resultaatgericht te werk gaat. Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, een teamgeest en bent integer. Daarnaast heb je een vlotte pen en schrijf je in duidelijke taal verslagen van overleggen, maak je tijdens overleggen bewerkingen in bestanden, en leg je actiepunten vast in 'boards' in de online omgeving van het programma. Je stelt met jouw agenda's, planningen (o.a. een Roadmap) en voortgangsrapportages de programmamanager en stuurgroep in staat om sturing te geven aan het programma en bent alert op signalen, wijzigingen en informatie die het programma raken. Je ondersteunt de programmamanager door te fungeren als klankbord en schakelt mee als er ad-hoc zaken moeten worden opgeleverd.

Voor een goede samenwerking met de programmamanager en het kernteam van het programma is het van belang om elke week gemiddeld twee dagen op kantoor te werken. Op maandag en regelmatig wordt er op donderdag gewerkt in Rotterdam op Laan op Zuid 45. Er kunnen ook overleggen plaatsvinden op andere locaties, bijvoorbeeld in Amsterdam, nabij station Sloterdijk. Flexibiliteit hierin wordt verwacht. Op de woensdag en vrijdag wordt er meestal vanuit huis gewerkt.

Bijzonderheden

Kennis van interne processen binnen de Douane.

Functie eisen

Eisen

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een opleiding in de richting bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• Je hebt ervaring als programma- of bestuurssecretaris.
• Je bent in staat organisatorische-, procesmatige- en vakinhoudelijke afhankelijkheden binnen het programma te overzien.
• Je bezit goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt relevante ervaring met werken binnen de overheid in een ondersteunende rol.
• De kandidaat dient in het bezit te zijn van een VOG-P (aspecten 11, 12, 13 en 41).

Functie wensen

Wensen

• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met plannen en organiseren van overleggen.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen van planningen en voortgangsrapportages in samenwerking met collega's.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen van agenda's en het schrijven van kernachtige verslagen.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het coördineren van werk, het vastleggen van actiepunten en het bewaken van de voortgang.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het fungeren als sparringpartners voor de deelnemers van het programmateam.

Overige Informatie

ZZP:                                        Nee
Inhuurtermijn:                     6 maanden
Uren:                                     36 uur per week
Verlenging:                           Ja, 3 x 6 maanden
Start:                                     01-07-2026
Einddatum:                           31-12-2026
Standplaats:                         Rotterdam
Thuiswerken:                       Ja, zie opdracht

Vragen?
De recruiter voor deze rol is Chris Van Pomeren. Bel of mail gerust om vragen te stellen.
E:            chris.vanpomeren@itaq.nl
M:           06 – 26 24 24 76

Attentie

Indien we verder gaan in de procedure wordt u gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentie checks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.
 

Privacy

Indien je via dit kanaal solliciteert geef je ons akkoord om jouw gegevens tot 36 maanden na de beëindiging van de procedure te bewaren.
 

Reageren

Past u in het profiel, dan ontvangen wij graag per email recruiterCP@itaq.nl de volgende gegevens:

1. Een recent bijgewerkte CV in MS Word-format (inclusief achternaam, geboortedatum, woonplaats);
2. Profielschets in het CV, die specifiek gericht is op het bovenstaande functieprofiel;
3. Het uurtarief (excl. BTW, incl. reiskosten);
4. Beschikbaarheid en overige relevante informatie, zoals geplande vakanties.

Om u sneller van dienst te zijn zou ik u willen vragen om op www.itaq.nl een eigen ItaQ Account aan te maken en zo uw CV te uploaden.
 

Wie zijn wij?

ItaQ Interim Professionals is de meest vooruitstrevende organisatie in detachering van interimmanagers, adviseurs en ICT-professionals. Klanten noemen ons de Trusted Advisor, omdat we hen adviseren op basis van kennis van hun organisatie, werkwijze en processen. We zijn er trots op dat wij de juiste mensen kunnen bieden aan het topsegment van het bedrijfsleven en overheid. Onze toegevoegde waarde ligt in kennis van zaken en kennis van mensen. Wij denken in oplossingen en realiseren deze door de juiste professionals aan te bieden. Eenvoudig gezegd weten we hoe het moet en wie het kan. Doorgaans kunnen we de juiste kandidaat voorstellen binnen 48 uur.