Functieomschrijving

Achtergrond

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie.

De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost.

DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Deze Defensiebrede uitrol vindt de komende 2 jaar plaats en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). Je werkt in een overkoepelend team met specialisten en ondersteuners op gebied van verandermanagement, communicatie, opleidingen en adoptie.

Opdrachtomschrijving

De communicatie professional gaat aan de slag in het team verantwoordelijk voor de Defensiebrede uitrol van DefDoc (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers bij de Defensieonderdelen).

Binnen het team Communicatie, Opleidingen en Adoptie heb je intensief contact met de algemeen coördinator en collega specialisten op het gebied van verandermanagement, opleidingen en adoptie. Daarnaast begeleidt je i-adviseurs in uitvoerende werkzaamheden. Voor de werkzaamheden is contact met medewerkers van implementatieteams en Defensieonderdelen noodzakelijk, zowel op kantoren in Den-Haag als via MS Teams. Defensie heeft locaties verspreid over het hele land en incidentele aanwezigheid op een Defensieonderdeel kan worden verwacht, waarvoor flexibiliteit wordt gevraagd.

De hoofdtaken bestaan uit:

• (Mede-)opstellen van communicatieplannen incl. tijdsplanning vanuit de implementatie planning per Defensieonderdeel.
• Afstemming met communicatie-afdelingen van de verschillende Defensieonderdelen.
• Organiseren van promotiecampagne DefDoc incl. contentcreatie en evenementorganisatie.
• Ondersteuning adoptieproces en organisatie contactmomenten met DefDoc verandernetwerken (ambassadeurs, key-users, trainers).
• (Door)ontwikkelen van communicatie materialen zoals infographics, posters en flyers.
• Redacteur van communicatieberichten en nieuwsbrieven.

Taken (eCF profiel)

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

Profiel

De ideale kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler. De kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.

Samenvattende opgave en missie:
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatie-oplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Functie eisen

Eisen

• Kandidaat heeft een afgeronde WO opleiding of 5 jaar werkervaring op vergelijkbaar niveau.
• Kandidaat beheerst Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift.
• Kandidaat heeft een achtergrond in communicatie en/of verandermanagement.
• Kandidaat heeft 3 jaar aantoonbare ervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Business Analyst) of soortelijke functie.

Functie wensen

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring als communicatiespecialist of een vergelijkbare rol.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie met IT transitie-, verander- of implementatietrajecten.
• Kandidaat heeft ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler.
• Kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.

Overige Informatie

Opdracht Details