Functieomschrijving

EReg is de overkoepelende organisatie voor Europese voertuig- en rijbewijsregistratie-autoriteiten. Wij faciliteren deze autoriteiten bij het zo effectief en efficiënt mogelijk maken van het registratieproces van voertuigen en rijbewijzen en het verbeteren van de mobiliteit en veiligheid van voertuigen en chauffeurs in Europa. Ook monitoren en beïnvloeden wij relevante wetsvoorstellen vanuit de Europese Unie voor onze leden.

EUCARIS is een verdragsorganisatie rondom een Europees IT-systeem waarmee landen bijvoorbeeld voertuig- en rijbewijsgegevens met elkaar kunnen uitwisselen.

RDW levert een bezetting (team) voor deze koepelorganisaties waarbij de teamleden (beleidsadviseurs) deels hybride en deels (bijna) fulltime in Brussel kantoor houden.

Wij zoeken voor de internationale organisaties EReg en EUCARIS een enthousiaste collega voor de functie van Office Manager. De twee organisaties hebben een gedeeld secretariaat dat de dagelijkse bedrijfsvoering van A tot Z verzorgt. De Office Manager die wij zoeken is de drijvende kracht binnen dit secretariaat.

De office manager werkt afwisselend vanuit huis, een RDW-locatie in Nederland en het EReg-kantoor in Brussel. Aangezien de meeste overleggen en vergaderingen plaatsvinden op het kantoor in Brussel zal de office manager gemiddeld minimaal 2-3 dagen per week aanwezig zijn. De werkzaamheden zijn gericht op de dagelijkse gang van zaken van beide netwerken, inclusief het eventmanagement.

De belangrijkste verantwoordelijkheden bestaan uit:

1. Het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten en evenementen, online en fysiek; bijvoorbeeld de jaarlijkse bijeenkomst en conferentie die elk jaar in mei/juni in een andere Europese stad plaatsvindt;

2. Het coördineren van de agenda’s, denk hierbij bijvoorbeeld aan het plannen van de vergaderingen voor de EUCARIS- en EReg-voorzitter, adviesraad en secretariaat en het plannen van diverse meetings met allerlei stakeholders;

3. Het beheren en content management van communicatiekanalen zoals e-mail, sociale media, nieuwsbrieven en websites;

4. Het verzorgen van de ledenregistratie en het onderhouden van contacten met collega’s uit andere Europese landen;
5. Secretariële taken met betrekking tot de bestuursvergaderingen zoals het plannen, verslagleggen en bewaken van actiepunten en besluiten.

Functie eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• De kandidaat heeft ruime ervaring als secretariële ondersteuning.

Functie wensen

• Affiniteit of ervaring heeft met het organiseren van evenementen en diverse meetings;
• Graag werkt in een internationale omgeving en houdt van reizen;
• Creatief is als het gaat om communicatie en marketing;
• Over sociale en communicatieve vaardigheden beschikt;
• Goed Nederlands en Engels (en bij voorkeur ook Frans) spreekt en schrijft;
• Van nature proactief is en graag ideeën deelt;
• Goed kan plannen, maar zich ook flexibel opstelt en niet bang is voor deadlines.

Overige Informatie

ZZP:                                       Ja

Inhuurtermijn:                  6 maanden

Uren:                                     30 – 36 per week

Verlenging:                         Ja 1x 6 maanden

Start:                                     15 januari 2026

Eind:                                      16 juli 2026

Standplaats:                       Brussel (2-3 dagen per week)

Thuiswerken:                     Ja, gedeeltelijk