Functieomschrijving

De projectsecretaris krijgt onder meer de volgende opdrachten mee:
Je ondersteunt de projectleider bij het formuleren van een visie op de financiële functie van het COA. Samen zorgen jullie ervoor dat deze visie breed wordt uitgedragen door bestuur, directie en managers (‘tone at the top’). Daarnaast ondersteun je de projectleider bij de vertaling van de visie naar concrete opdrachten en verwachtingen voor de financiële functie, waarbij je een ondersteunende en kaderstellende rol speelt richting de COA-organisatie.

Je ondersteunt in de doorontwikkeling van de financiële functie binnen het COA op basis van de geformuleerde visie. Je faciliteert en bewaakt de voortgang van dit proces door samen met het regieteam acties uit te werken en de implementatie zo snel mogelijk te starten.

Je draagt actief bij aan verbetering van de samenwerking binnen en tussen afdelingen die betrokken zijn bij de financiële functie van het COA door, in afstemming met de projectleider en verandermanager, zorg te dragen voor duidelijke en effectieve communicatie over het project naar alle betrokkenen.

Je ondersteunt de projectleider bij het opzetten en inrichten van een projectorganisatiestructuur op sharepoint en het beheren van projectdocumentatie

Je ondersteunt de projectleider  bij het opstellen van projectplanningen en ontwikkelen van projecttemplates (walkthrough-template, voortgangsrapportages, besluitvormingsdocumenten) en verzorgen van presentatiemateriaal

Je ondersteunt de projectleider in de voorbereiding van en tijdens het informeren van de stuurgroep, bestaande uit de directeur bedrijfsvoering, manager financiën, manager concern control en manager audit en over de doorontwikkeling van de financiële functie en andere relevante onderwerpen, rekening houdend met bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.

Je ondersteunt de projecteider bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages ten behoeve van het gesprek met stuurgroep, bestuur en directie Je notuleert vergaderingen van stuurgroep en regieteam vergaderingen inclusief actiepunten, besluiten en verantwoordelijkheden

Je ondersteunt de projectleider bij het bewaken van de voortgang van de projectplanningen

Profielschets van de Kandidaat
Wij zijn op zoek naar een veelzijdige en ervaren projectsecretaris met veranderkundige capaciteiten die effectief kan communiceren op verschillende niveaus en in staat is om concrete resultaten te leveren binnen het domein van organisatieveranderingen. Als projectsecretaris ondersteun je verandertrajecten binnen grote organisaties, met name binnen bestuurlijke organen. Je taken omvatten het coördineren van projectactiviteiten, het bewaken van de voortgang en deadlines, en het opstellen van rapportages en notulen. Je zorgt voor een efficiënte informatievoorziening en communicatie tussen projectleden en stakeholders. Daarnaast beheer je projectdocumentatie en ondersteun je bij het opstellen van projectplannen. Je expertise is idealiter opgedaan in een omgeving die onder hoge druk functioneert, waarbij je bewezen hebt sterke resultaten te kunnen behalen.

Competenties

• Organisatievermogen
• Analytisch vermogen
• Accuraat
• Flexibiliteit
• Samenwerkings- en ontwikkelingsgericht
• Communicatieve vaardigheden
• Hands on en relativerend
• Zelfstandigheid
• Daadkrachtig en resultaatgericht
• Organisatie-, politiek- en bestuurlijk sensitief

Functie eisen

• Je hebt ervaring als projectsecretaris, projectondersteuner of (bestuurs)adviseur binnen het publieke domein, bij voorkeur bij Rijksoverheid, gemeenten en/of uitvoeringsorganisaties.
• Minimaal 3 jaar (werk)ervaring bij het adviseren binnen in een politiek-bestuurlijke omgeving en minimaal een afgeronde WO-opleiding.
• Je bent een proactieve, initiatiefrijke persoonlijkheid die zaken snel oppakt en weet hoe je praktische oplossingen bedenkt voor organisatorische uitdagingen. Je weet hoe je voortgang kunt realiseren en veranderingen in gang kunt zetten.
• Je onderneemt zelfstandig actie en signaleert kansen die je omzet in verbeter- en vernieuwingsvoorstellen. Je zorgt voor samenhang en coherentie binnen de organisatie en weet dit over te brengen in de ondersteuning van projecten.
• Je hebt een pragmatische aanpak en voert de nodige werkzaamheden zelf uit. Je denkt in oplossingen en bent resultaatgericht in de uitvoering van je taken.

Overige Informatie

Inhuurtermijn:                     12 maanden
Uren:                                     36
Verlenging:                           Ja, 3 x 6 maanden
Start:                                     02-06-2025
Standplaats:                         Den Haag
Thuiswerken:                       Ja

Vragen?

De recruiter voor deze rol is Chris Van Pomeren. Bel of mail gerust om vragen te stellen.
E:            chris.vanpomeren@itaq.nl
M:           06 – 26 24 24 76

Attentie

Indien we verder gaan in de procedure wordt u gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentie checks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.
 

Privacy

Indien je via dit kanaal solliciteert geef je ons akkoord om jouw gegevens tot 36 maanden na de beëindiging van de procedure te bewaren.
 

Reageren

Past u in het profiel, dan ontvangen wij graag per email recruiterCP@itaq.nl de volgende gegevens:

1. Een recent bijgewerkte CV in MS Word-format (inclusief achternaam, geboortedatum, woonplaats);
2. Profielschets in het CV, die specifiek gericht is op het bovenstaande functieprofiel;
3. Het uurtarief (excl. BTW, incl. reiskosten);
4. Beschikbaarheid en overige relevante informatie, zoals geplande vakanties.

Om u sneller van dienst te zijn zou ik u willen vragen om op www.itaq.nl een eigen ItaQ Account aan te maken en zo uw CV te uploaden.
 

Wie zijn wij?

ItaQ Interim Professionals is de meest vooruitstrevende organisatie in detachering van interimmanagers, adviseurs en ICT-professionals. Klanten noemen ons de Trusted Advisor, omdat we hen adviseren op basis van kennis van hun organisatie, werkwijze en processen.We zijn er trots op dat wij de juiste mensen kunnen bieden aan het topsegment van het bedrijfsleven en overheid. Onze toegevoegde waarde ligt in kennis van zaken en kennis van mensen. Wij denken in oplossingen en realiseren deze door de juiste professionals aan te bieden. Eenvoudig gezegd weten we hoe het moet en wie het kan. Doorgaans kunnen we de juiste kandidaat voorstellen binnen 48 uur.