Functieomschrijving

Functieomschrijving:

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het coördineren en ondersteunen van diverse administratieve en facilitaire processen binnen het bedrijf. Je zorgt voor onder andere de organisatie van events, het beheer van het kantoor en de faciliteiten, en het uitvoeren van administratieve taken. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor zowel interne als externe belanghebbenden en werk je nauw samen met verschillende afdelingen om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

1.           Facturatie & Financiële Taken:

• Beheren van debiteuren- en crediteurenadministratie.
• Nabellen van openstaande facturen en zorgen voor een tijdige betaling van alle financiële zaken.
• Inwerken en samenwerken met Debby van der Knaap om ervoor te zorgen dat alle financiële administratie nauwkeurig en op tijd wordt uitgevoerd.

2.           Algemene Office Management Verantwoordelijkheden:

• Verantwoordelijk voor het organiseren en beheren van administratieve taken, agenda’s en algemene kantoorplanning.
• Coördineren van de verdeling van werk en het bewaken van de voortgang van diverse taken.
• Mensen motiveren en ondersteunen in hun werk, en zorgen voor een positieve werkomgeving.
• Samenwerken met Debby de Water voor de algemene office managementtaken, gescheiden van de financiële taken.

3.           Facilitaire gebouw beheer taken:

• Beheren van de faciliteiten binnen de gebouwen en kantoren, inclusief overleg met huurders en betrokken instanties (zoals veiligheid, parkeren en het representatief houden van de panden).
• In samenwerking met het team zorg dragen voor een functioneel, schoon en representatief kantoor.
• Verantwoordelijkheid voor de overname van facilitaire taken van collega Leo, en het uitvoeren van dagelijkse facilitaire werkzaamheden.

4.           Events Organiseren:

• Organiseren van klantendagen, bedrijfsuitjes, en evenementen, zowel op kantoor als op externe locaties.
• Coördineren van activiteiten voor leveranciers en klanten in samenwerking met het Showbird-team (Hassan, Eric, en medewerkers Showbird, Wilfred Genee).
• Zorgdragen voor een goed verloop van alle evenementen van begin tot eind.

5.           Opleidingen Beheren:

• Coördineren van alle opleidingsactiviteiten binnen het bedrijf.
• Onderhouden van contact met medewerkers, collega's en externe opleidingsinstituten.
• Samenwerken met het management om opleidingsbehoeften in kaart te brengen en programma’s te implementeren.

Functie eisen

• Minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of facilitaire richting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een dynamische werkomgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden, met de capaciteit om meerdere taken tegelijk te beheren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding, met oog voor detail en efficiëntie.
• Kennis van facturatieprocessen en administratieve software is een pre.
• Flexibiliteit en teamgerichtheid, met de bereidheid om samen te werken met verschillende afdelingen binnen het bedrijf.

Overige Informatie

Wij bieden:

• Een afwisselende en dynamische functie binnen een groeiend bedrijf.
• Een collegiaal team en een prettige werkomgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en initiatief.