Functieomschrijving

Binnen het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit werken we aan het verbeteren van het Woo-proces (de afhandeling van Woo-verzoeken door o.a. burgers en journalisten) vanuit het Masterplan Woo-proces. Doel van dit Masterplan is om uiteindelijk de afhandelingstermijnen van Woo-verzoeken (passieve openbaarmaking) terug te dringen, waarbij de interne organisatie beter is ingericht en we voor de verzoekers een goede dienstverlening hebben ontwikkeld.

Binnen dit Masterplan Woo-proces zijn komende jaar twee stromen aan activiteiten.

1. De eerste stroom betreft het fundamenteel onderzoeken van het Woo-proces en de openbaarheidsactiviteiten voor de toekomst. Aan de hand van een organisatieadvies wordt een besluit genomen over de wenselijke werkwijze, organisatie-inrichting en het sturingsmodel. Hieruit volgt mogelijk een formeel organisatie verandertraject waarbij het besluit wordt doorgevoerd naar een nieuwe organisatie.

2. De tweede stroom aan activiteiten betreft het uitvoeren van parallelle projecten. Dit gaat om verbeteracties in het huidige Woo-proces die naast dit organisatieadvies kunnen plaats vinden omdat er geen grote afhankelijkheden zijn van het organisatieadvies en de acties bijdragen aan het slimmer en sneller organiseren van het Woo-proces. Voorbeelden van deze projecten zijn een pilot met een extern Woo-bureau, het inzetten van nieuwe laktooling, het verbeteren van het contact met de verzoeker en het verbeteren van de werkwijze voor het registeren van data in het Woo-verzoek.

Voor het komende jaar zoeken we een stevige en hands-on Projectleider die het projectmanagement over deze twee stromen activiteiten kan voeren. Hieronder vallen de volgende activiteiten:

• Het overzicht bewaken van alle activiteiten rondom het organisatieadvies;
• Het overzicht bewaken van alle activiteiten rondom alle parallelle projecten;
• Het uitvoeren van het projectmanagement van enkele parallelle projecten;
• Het schrijven van plannen van aanpak voor de parallelle projecten;
• Het afstemmen van de implementatieaanpak met stakeholders bij de staf- en beleidsdirecties;
• Het monitoren van alle activiteiten;
• Het afstemmen van de tijdslijnen;
• Het bewaken van de planning, deadlines en mijlpalen;
• Het signaleren van risico’s en afhankelijkheden;
• Het geven van updates aan de programmamanager en pSG’s als opdrachtgevers;
• Het ondersteunen van de pSG’s als opdrachtgever bij:

• Communicatie naar de organisatie;
• Informeren van de medezeggenschapsorganen;
• Informeren en meenemen niet-formele medewerkersvertegenwoordigers binnen de organisatie.

• Het organiseren van de departementale afstemming en besluitvorming:

• Voorbereiden van Stuurgroepen;
• Voorbereiden van Bestuursraden;

• Het afstemmen met communicatieadviseurs voor communicatie naar medewerkers en managers.
• Het invulling geven aan het stakeholdermanagement en afstemming over alle activiteiten.
• Het afstemmen met de projectleiders op de andere projecten voor verplichte actieve openbaarmaking en proactieve openbaarmaking.
• Het afstemmen met collega’s uit de lijnorganisatie op de onderdelen: informatievoorziening, communicatie, juridische zaken, politieke zaken, financiële zaken en beleid.

Achtergrond opdracht

Het programma Transparantie in Informatie (TiI) is in 2021 gestart naar aanleiding van de Kinderopvangtoeslagaffaire en werkt voor het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Onze opdracht is om verbetering, versnelling en vernieuwing te brengen op de thema’s informatiehuishouding, Wet open overheid (Woo), openbaarheid en transparantie.

Een belangrijk onderdeel van het programma is het verbeteren van het proces voor het afhandelen van het Woo-verzoeken. Door verschillende oorzaken en onderliggende vraagstukken worden momenteel de Woo-verzoeken niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld en legt het Woo-proces een hoge druk op de organisatie en medewerkers. Het programma staat aan de lat om hier verandering en verbetering aan te brengen en dit doen vanuit het Masterplan Woo-proces (zoals bij de opdracht beschreven). Doel van het hele traject is om uiteindelijk de afhandelingstermijnen van Woo-verzoeken (passieve openbaarmaking) terug te dringen, waarbij de interne organisatie beter is ingericht en we voor de verzoekers een goede dienstverlening hebben ontwikkeld.

De opgave waar we voor staan is complex en er spelen vele uitdagingen. De afgelopen jaren is er al hard gewerkt aan oplossingen, maar door alle afhankelijkheden en een complex stakeholderveld, kost het veel tijd om alles aan elkaar te verbinden en stappen vooruit te zetten.

Voor deze opdracht zoeken we een ervaren en stevige projectleider die structuur brengt in al deze uitdagingen en doelen en tegelijkertijd vanuit flexibiliteit kan werken in de politiek-bestuurlijke dynamiek van een ministerie. Binnen het Masterplan schakel je standaard met zo’n 16 tot 20 stakeholders en is het aan jou om iedereen goed met elkaar te verbinden.

Je opdrachtgever is de programmamanager Transparantie in Informatie. Binnen het programma TiI werkt een deelprojectleider aan het Masterplan, die zich richt op de inhoudelijke begeleiding en coördinatie van het organisatieadvies over de toekomstige inrichting van het Woo-proces. Met deze deelprojectleider zal je nauw samenwerken op dit project.

Functie eisen

• WO-werk en denkniveau
• Ervaring met project- en programmamanagement (4 jaar)
• Ervaring bij de Rijksoverheid (3 jaar)
• Ervaring met complex stakeholdermanagement (3 jaar)
• Ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving (3 jaar)

Functie wensen

• Strategisch inzicht
• Ervaring met het monitoren van planningen en tijdspaden
• Ervaring met opstellen van projectplannen.
• Ervaring met begeleiden van complexe projecten binnen Rijksoverheid
• Kennis van het Woo proces

Overige Informatie