Functieomschrijving

Het COA heeft in april 2023 een PSA werkbelevingsonderzoek laten uitvoeren en heeft een 2 daagse georganiseerd op gebied van sociale veiligheid. Het COA ziet het belang en ervaart de urgentie om met deze belangrijke bevindingen en verbeterpunten aan de slag te gaan. Dit PSA programma is de start van een meerjarenaanpak op gebied van ontwikkeling, borging en sturing op het vasthouden van positieve elementen en verbeterpunten uit het PSA werkbelevingsonderzoek.

Ter informatie

Er is onderzoek gedaan naar:

• Bevlogenheid & betrokkenheid
• Werkinhoud en ontwikkelingsmogelijkheden
• Werkdruk/ werkbelasting
• Ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en discriminatie
• Agressie, geweld en pesten

Alle directies en teams (van voldoende grootte) hebben van de bevindingen een eigen rapport ontvangen en toegang tot een dashboard.

De opbrengst van de 2 daagse over sociale veiligheid heeft een zestal thema’s opgeleverd;

1. Informatievoorziening en kennisoverdracht

2. Invloed, macht en kwetsbaarheid

3. Spreek uit, spreek af en spreek aan / voorbij de vrijblijvendheid (houding en gedrag)

4. Elkaar versterken (sociale cohesie over grenzen heen)

5. Spelregels, kaders en borging

6. Van discussie naar dialoog

Deze zes thema zijn een onderdeel in het vervolgtraject.

Het meerjarenprogramma werkbeleving PSA levert een bijdrage aan de Meerjarenstrategie en de daarbij behorende doelenboom. Een bijdrage vooral gericht op een sterke- en wendbare organisatie en waarbij het werken bij COA voor medewerkers veilig en uitdagend werkklimaat biedt. Naast voorwaardenscheppende elementen die gerealiseerd moeten worden is het vooral van belang dat we aandacht hebben voor de mens, de gewenste houding- en gedragsaspecten en het proces. Eenduidig opdrachtgeverschap (en besluitvorming) van bestuur en directie en integraal samenwerken met HR&O en communicatie zijn hierbij voorwaarden voor succes. Samenwerken aan gewenste gedrags- en houdingsaspecten, elkaar aanspreken, onderwerpen bespreken en een veilige prettige omgeving creëren. Hiermee vergroten we het werkplezier en boeien en binden we onze medewerkers.

De opdrachtgever voor deze opdracht  is de directeur BV en gedelegeerd opdrachtnemer afdelingsmanager HR&O .

De opdracht vraagt een intensieve samenwerking met de lijnorganisatie en met functionarissen waarbij raakvlakken zijn met de inhoud van het programma zoals de integriteit coördinator, coördinator vertrouwenspersonen, beleidsadviseur arbo en diverse project- en programmamanagers (o.a. leiderschap, overlastgevers, hybride werken, klantgericht werken).

De kwartiermaker zal ondersteund worden door een secretaris bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Wat is de opdracht? Wat zijn de werkzaamheden en gewenste resultaten?

• Maak een meerjarenplan van aanpak (2024 – 2028) voor het vervolgprogramma PSA met als uitgangspunt de bevindingen van het PSA onderzoek van mei 2023 en de resultaten van de 2 daagse sociale veiligheid. Het plan bevat o.a. een visie en strategische aanpak, planning, monitoring, tussentijdse onafhankelijke meetmomenten, evaluaties en bijstelacties en een bijbehorend communicatieplan. Laat fasering in een jaarplan terugkomen.
• Organiseer een transparante programma- en overlegstructuur met duidelijke doelen, heldere rollen, taken en verantwoordelijkheden met een escalatieroute. (stuurgroep, klantgroep, werkgroepen, expert groepen etc). Organiseer de verbinding met programma’s en/of projecten waar belangrijke raakvlakken zijn.
• Breng in beeld welke functie(s) nodig zijn om het meerjarenplan te borgen, borg daarbij dat de programmamanager gevraagd en ongevraagd kan adviseren.
• Zorg en geef sturing dat de opvolging van het onderzoek integraal, zowel landelijk( centraal) als lokaal (via de lijn) wordt opgepakt. Werk met een eenduidige centrale aanpak en lever maatwerk waar nodig in de regio en op locatie. Ook de lijn is aan zet, in functionele en lijnsturing.
• Ontwikkel een aanpak, een methodiek die past bij de huidige executiekracht van het COA. Uniformiteit tenzij, maatwerk waar nodig. Geef coachend sturing op uitvoering, ondersteun en stel bij waar nodig.
• Positioneer en profileer het programma, creëer draagvlak en zorg voor een werkwijze waarbij de ontwikkelingen, inhoudelijke opbrengsten en successen zichtbaar zijn. Wees het duidelijke aanspreekpunt.
• Zorg dat draagvlak en eigenaarschap wordt bevorderd en dat er wordt gewerkt aan kennis en bewustwording
• Zorg in samenwerking met het programma Klantgericht werken, communicatie en HR&O voor betere informatievoorziening en kennisoverdracht.
• Maak verbinding met de kernwaarden: menswaardig, open, samen en resultaatgericht.
• Aandacht en draagvlak creëren bij Bestuur en Directie(opdrachtgever). Zij zijn de ambassadeurs en hebben een voorbeeldfunctie.
• Creëer samen met ambassadeurs (op elk niveau) draagvlak, voorbeeldgedrag, aanspreekgedrag. Blijf voortdurend signalen, verbeterpunten ophalen, sta open voor wat er speelt en doet vanuit een onafhankelijke rol.
• Vergroot samen met de lijn, het werkplezier, inspireer collega’s, creëer een open en veilige werkomgeving ontwikkel het aanspreek- en bespreekgedrag. Doe dit op een coachende sturende manier.
• Realiseer verbinding en werk samen met de bestaande organisatie ontwikkeling COA breed zoals leiderschapsontwikkeling.
• Zorg voor verbinding met relevante COA brede programma’s ( o.a. hybride werken, onboardingsprogramma, thema integrale veiligheid, doorontwikkeling integriteitsmanagement, gezonde en veilige werkplek (o.a. digitale risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) per locatie )
• Neem de ondernemingsraad regelmatig mee in de voortgang en ervaringen. Maak gebruik van het gevraagde en ongevraagde advies. De thermometer in de COA organisatie met belang voor de organisatie.

Een aantal op te leveren resultaten:

• Meerjaren aanpak opstellen en door directie en bestuur laten vaststellen, OR erbij betrekken.
• Rode draden uit PSA/werkbeleving onderzoek omzetten naar landelijke concrete verbeteracties en instrumenten met daarbij aandacht voor zowel het vasthouden van positieve elementen en de verbeterpunten.
• Adviseer hoe de meerjarenaanpak geborgd kan worden. Geef daarbij advies over de functie(s), de positionering en randvoorwaarden.
• Samenhang met andere verbeteracties beschrijven en versterkende elementen benoemen/ actief aandacht geven (o.a. integriteitsbeleid, beleid agressie en geweld, handelingskader, aanpak veiligheid O&B, eenduidigheid in processen, vindbaarheid van informatie (expeditie), bevorderen vitaliteit (HR&O). Voortgang op deze onderwerpen in samenhang weergeven.
• Draag bij aan het programma van eisen bij de aanbesteding van een nieuw meetinstrument naar werkbeleving  (trekker HR&O) waarbij naast een periodieke meting ook tussentijdse metingen (ook lokaal) op het totaal of deelgebieden mogelijk zijn.

Functie eisen

• Minimaal 5 jaar (werk)ervaring met het adviseren in een politiek-bestuurlijke context en minimaal een afgeronde HBO/WO-opleiding;
• Je bent een inspirerende programmamanager die weet te verbinden en vanuit daar breed gedragen veranderingen en resultaten weet te realiseren;
• Vermogen om werkbeleving  te stimuleren binnen de organisatie;
• Je bent een verbinder en analytisch sterk onderlegd;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie;

Functie wensen

• Inzicht in de rol en positie van een uitvoeringsorganisatie is een pré;
• Het vermogen om mensen mee te nemen in een strategische aanpak;
• Werkervaring in vraagstukken gericht op werkbeleving;
• Actuele vakinhoudelijke kennis op het gebied van werkbeleving
• Een teamspeler die de leiding neemt waar dat nodig is;
• Je bent een scherpe, initiatiefrijke, doortastende en ambitieuze persoonlijkheid met een praktische instelling en een gezonde dosis humor;
• Je bent een verbinder en analytisch sterk onderlegd;
• Je beschikt over een hoge mate van stijlflexibilieit, omdat je gesprekspartners zich op verschillende niveaus bevinden;

Overige Informatie